אחד התהליכים המורכבים ביותר בתהליך של ניהול עסק הוא מעבר על משימות. לא פעם אנחנו שוכחים לסיים משימה, ולכן נוצרים לא מעט פערים המשפיעים על הניהול השוטף של העסק. כיצד בכל זאת ניתן לייעל את התהליך? להלן התורה השלמה.
ייעול משימות בעסק: כללי ברזל
תהליך של ניהול משימות בעסק עלול לא פעם להיות מורכב מאוד. למעשה, ככל שיש יותר משימות, כך היכולת שלכם כבעלי העסק וגם של העובדים לשלוט באופן מלא על המשימות השוטפות. כאשר לא מבצעים את המשימות בזמן, נוצר פער עליו קשה מאוד להתגבר בהמשך. הבשורה הטובה היא שהיום באמצעות מגוון רחב של אמצעים ניתן לייעל את תהליך ביצוע המשימות, כפי שנסביר כעת:
שירותי משרד אונליין
שירות מיקור חוץ אותו ניתן לקבל דרך חברה מקצועית מאפשר לכם כבעלי העסק לייעל את תהליך ביצוע המשימות, וזאת בשל שירות אונליין אשר במסגרתו תוכלו לקבל מגוון רחב של שירותים משרדיים: מוקד תיאום פגישות יסגור את לו"ז הפגישות עבורך, מוקד ניהול חשבונות יבצע את תהליך הגבייה ועוד. מדובר בשירות המותאם באופן אישי לצרכים של בית העסק, ועל כן מדובר בדרך מצוינת להסיר מעצמכם את האחריות על ניהול המשימות, באופן המאפשר להתמקד בדברים החשובים ביותר.
שימוש בתוכנה לניהול משימות
כיום ניתן להתקין בקלות ובמהירות אפליקציות ותוכנות לניהול משימות, וזה כלי נוח ויעיל לניהול עסק. במסגרת התוכנה ניתן לבחון בזמן אמת את קצב ההתקדמות, לסמן אלו משימות עדיין לא בוצעו וכן לציין את הסטטוס העדכני של כל משימה. מדובר בדרך מצוינת לייעל תהליכים של ביצוע משימות העובדים וכן תהליך בקרה ופיקוח מסודר ונוח.
דו"ח סיכום יום
בכדי שתוכלו תמיד להיות עם אצבע על הדופק בכל הקשור לניהול המשימות, מומלץ להטמיע אל מול העובדים נוהל של הגשת דו"ח סיכום יום, כך שתוכלו לבחון מהן המשימות אשר בוצעו ומהן המשימות שנותרו בהמשך היום. את דו"ח הסיכום ניתן להגיש אונליין דרך טבלת אקסל, ובכך להקל על התהליך אל מול העובדים.
ניהול משימות מהקשה עד הקל
דרך מצוינת לסיים משימות בזמן היא באמצעות הטמעה של טכניקת "בליעת צפרדע". למעשה, מומלץ להתחיל קודם כל במשימות הקשות ביותר של היום ורק לאחר מכן להמשיך למשימות הקלות יותר, כך שניתן יהיה לבלוע את הצפרדע הכבדה ובהתאם לכך להמשיך לסיים את המשימות בקלילות.
ניצול זמנים
לא פעם נוצרים במהלך היום "זמנים מתים" אותם ניתן לנצל לטובת השלמת משימות קטנות. בדקו היטב כי אתם מנהלים את הזמן שלכם כפי שצריך, וכי במידה ונוצר זמן מת אתם מנצלים את כוח העובדים שלכם או מנהלים את המשימה בעצמכם, כל זאת בכדי לגרום לפרודוקטיביות במשך כל שעות היום, ובייחוד בימים בהם התעסוקה נמוכה.
